In Deutschland müssen Operationen mit Brustimplantaten beispielsweise seit 1. Juli 2024 an das Implantate-Register gemeldet werden. Am UKS wurde das entsprechende Pilotprojekt zusammen mit der Frauenklinik im vierten Quartal 2024 durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen.
„Nach den Stichtagen für den Start der Regelversorgung mit verpflichtenden Meldungen haben wir maximal sechs Monate Zeit, die verwendeten Implantate nachzumelden, ansonsten müssen wir Abschlagszahlungen in Kauf nehmen“, sagt Dr. Marianne Probst vom Medizincontrolling des UKS. Sie koordiniert zusammen mit Timo Mohnen, stellvertretender Pflegedirektor und Pflegedienstleitung OP-Funktionsdienst, die Einführung und Umsetzung der neuen Prozesse und entsprechenden technischen Infrastrukturen am UKS. Hier im Klinikum erfolgen pro Jahr rund 33.000 Eingriffe mit Implantaten, davon ca. 24.000 stationär.
Die Projekte zu den Meldungen der Knie- und Hüftimplantate in den Klinken für Orthopädie und Unfallchirurgie sowie für Aortenklappen in den Kliniken für Herz-, Kinderherzchirurgie und Kardiologie wurden alle im November 2024 aufgesetzt. Hier war der gesetzliche Stichtag für die Erfassung von OPs mit künstlichen Hüft- oder Kniegelenken sowie Aortenklappen der 1. Januar 2025. Alles, was zum 1. Juli 2025 nicht (nach-) gemeldet ist, kann nicht vollständig abgerechnet werden. „Es ist herausfordernd, aber wir liegen gut in der Zeit“, bekräftigt Dr. Probst. „Alle weiteren Implantatetypen werden wir im UKS voraussichtlich und spätestens im zweiten Halbjahr 2025 projektieren.“
Zukünftig werden auch Implantate für Schulter, Ellenbogen und Sprunggelenk meldepflichtig, sowie andere kardiale Implantate, implantierbare Defibrillatoren und Herzschrittmacher, Stents, Neurostimulatoren, Cochlea-Implantate, Wirbelkörperersatzsysteme und Bandscheibenprothesen. Der Gesetzgeber hat genau geregelt, welche Daten an das Register übermittelt werden müssen. Dies ist jedes Mal der Fall, wenn Implantate eingesetzt, gewechselt oder entfernt werden.
„Die große Anstrengung auf der Klinikseite besteht darin, die Kennziffern und Bestellnummern der Hersteller mit den Codierungen unseres Systems in SAP mit der tatsächlichen Verwertung im OP abzugleichen“, erklärt Timo Mohnen. „In den OPs werden die verwendeten Materialien abgescannt. Diese Kennziffern müssen mit der Datenbank des Bundesgesundheitsministeriums ‚matchen‘, sonst kommt es zu Fehlern bei der Übertragung.“
Michael Bollig, Dragan Raspudic und Marc Bischof vom Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (ZIK) haben in einem großen Vorprojekt ein System zur Erfassung der Implantate entwickelt und eingeführt, mit dem sowohl der Implantate-Pass erstellt wird als auch die Meldung ans Implantate-Register erfolgen kann.
„Wir müssen – genau wie andere Krankenhäuser – komplett neue Prozesse aufsetzen“, so Timo Mohnen. Hierbei sind Kolleginnen und Kollegen vom Einkauf über die IT bis hin zur Pflege und OP-Dienst, Operateure und Klinikdirektoren involviert.
Fortsetzung UKS-Newsletter April 2025:
„Wir sind jetzt für die Registermeldungen der Hüft- und Knie-Endoprothesen und der TAVI-Herzklappen im engen Austausch mit Prof. Landgraeber und Prof. Liodakis, Prof. Färber, Prof. Scheller und weiteren Ansprechpartnern, die uns alle sehr aktiv unterstützen. Sie haben viel Vorarbeit geleistet, indem sie ihre kompletten Produktpaletten überarbeitet haben“, sagt Dr. Probst.
Prof. Landgraeber und Prof. Liodakis setzen das Verfahren bereits im OP um, identifizieren aber noch immer Fehler, die zum Teil auch auf fehlerhaften Datenbanken des BMG beruhen. Alles muss neu aufeinander abgestimmt werden. Wenn ein künstliches Kniegelenk beispielsweise nachoperiert werden muss, kann im Vorfeld oft nicht genau gesagt werden, welche Teile des Endoprothetik-Sets benötigt werden. Das so genannte Leih-Set beinhaltet wie ein Baukasten verschiedene Teile. „Allerdings kann im Moment das, was aus dem Set entnommen wurde, nicht automatisch im System hinterlegt werden. Diese Teile müssen alle händisch eingegeben bzw. nacherfasst werden. Während der OP ist dies nicht umsetzbar“, erklärt Timo Mohnen. Die nicht benötigten Teile gehen zurück an den Hersteller, der sie ebenfalls verbuchen muss.
Bei den TAVI-Herzklappen, die mittels Katheter ersetzt oder repariert werden, ist der Vorgang ebenfalls komplex. Hier kommt das Material im sterilen Set in den OP, alles zusammen hat einen einzigen Barcode. Für die Einzelteile, die je nach OP unterschiedlich zum Einsatz kommen, sind keine Kennziffern hinterlegt. Ilka Lehberger-Boger, pflegerische Leitung im Herzkatheterlabor, arbeitet hier eng mit Anke Ebelshäuser und Dragan Raspudic zusammen, um die Erfassung einfacher zu gestalten.
Die Kollegin Anke Ebelshäuser, die im Wirtschaftsdezernat für das Stammdatenmanagement zuständig ist, steht in direktem Kontakt mit der Einkaufsgemeinschaft EK-UNICO, da diese Software-Umstellungen ebenfalls die Hersteller betreffen, die ihrerseits Umprogrammierungen vornehmen müssen.
Dr. Probst wiederum koordiniert die Schnittstelle zum Bundesgesundheitsministerium. „Wir brauchen die Prozesssicherheit und müssen wissen, ob unsere Bemühungen in die richtige Richtung gehen. Leider sind viele Details vom Gesetzgeber noch nicht abschließend geklärt.“ So haben gesetzlich Versicherte bereits passende Kennziffern – Privatversicherte passen jedoch nicht in dieses Format, daher sind deren Meldungen ans Implantate-Register momentan in der vorgegebenen Form nicht möglich“, sagt Dr. Probst.
Einen wichtigen Part in der Prozesskette übernimmt Timo Mohnen: Als Pflegedienstleitung des OP-Funktionsdienstes im UKS und jetzt stellvertretender Pflegedirektor überblickt er die einzelnen OPs in den Kliniken. Das UKS verfügt über elf OP-Einheiten an acht Standorten, insgesamt sind es 34 OP-Säle und sieben Eingriffsräume. „Timo Mohnen ist der große Verzahner in unseren Implantate-Projekten, denn er sieht, was in der Praxis funktioniert und was nicht, und spielt dies zurück an Projektpartner im ZIK und Dezernat III“, so Dr. Probst.
„Die neuen Prozesse müssen auch dem OP-Personal erläutert werden, welches diese vor Ort umsetzen soll“, sagt Timo Mohnen. „Unsere Projektgruppe nimmt daher mit dem Thema Implantate-Register an den Führungsbesprechungen der OP-Leitungen teil. So erhalten wir wertvolles Feedback von den Kolleginnen und Kollegen.“
„Wir möchten uns besonders bedanken für die sehr gute Zusammenarbeit mit dem ZIK“, sagt Timo Mohnen, „die Kolleginnen und Kollegen von der IT machen technisch alles möglich, genauso wie die Kolleginnen und Kollegen vom Wirtschaftsdezernat, die den Einkauf des medizinischen Sachbedarfs steuern.“
Auch wenn noch einige Unwägbarkeiten existieren, liegt das UKS gut im Zeitplan – nicht zuletzt dank allen Beschäftigten, die bei diesen wichtigen Projekten bereichsübergreifend Hand in Hand arbeiten.